Evitar o retrabalho em sua organização

Evitar retrabalho em sua organização

Existem muitas maneiras de evitar e eliminar o retrabalho em sua organização. E alguns etapas simples podem reduzir os custos e a perda de dinheiro que o retrabalho causa.

Além disso, irá elevar a confiabilidade e qualidade dos entregáveis. confira nesse artigo!

Passo 1. Compreenda os processos da sua organização, do início ao fim

Parece evidente, mas já percebemos que muitas organizações pecam especialmente no óbvio. Na prática, os métodos de trabalho e processos em muitas organizações normalmente está na “cabeça” das pessoas.

Isso é um problema muito comum às organizações! Cada um entende de um maneira o porquê, como, quando e para quem realizar suas atividades. Além disso, caso o colaborador almeje sair da empresa, perde-se todo estes conhecimento de trabalho, causando enorme desperdício de tempo em capacitar outras pessoas. É muito importante que os processos institucionais sejam conhecidos do início ao fim, de onde vem, para onde vai e como devem ser realizados.

Passo 2. Tenha os processos mapeados, escritos, documentados

Nas organizações, um dos justificativa do retrabalho é a informalidade, ausência de padronização e clareza acerca das tarefas. A cultura de “cada um faz de um maneira e a cada dia de maneira diferente” faz com que se efetue mais de uma vez a mesma coisa (a mesma pessoa ou pessoa diferente fazendo o que já foi feito).

Como já dito no passo 1, tal é um dos maiores problemas das organizações atualmente, a ausência de clareza e padronização em teus processos. Desta forma como é importante conhecer os processos de início ao fim, é também necessário que eles encontram-se mapeados, formalizados e documentados.

Quando todas as pessoas seguirem os processos padronizados, eles se transformam escaláveis. Também será muito mais fácil preparar novos trabalhadores nos processos padrões da empresa.

Além disso, é muito mais fácil rastrear falhas em processos padronizados. Isso acelera e potencializa o processo e previne perda de dinheiro e tempo para a organização. Se a sua empresa esteja na circunstância caracterizada acima, é urgente realizar um mapeamento e uma gestão de processos.

Passo 3 – Estabeleça responsáveis por cada dever e atividade

Pois é, procedimento que não tem dono é feita mais de uma vez, por mais de uma pessoa.

Ou pior ainda, quando um acha que a responsabilidade é do outra pessoa e ninguém faz…

Por isso é importante que todas as tarefas e responsabilidades encontram-se acordadas. Muitas vezes, a origem do retrabalho está na ausência de definição de quem é o “dono da tarefa”. E isso pode gerar em colaboradores do time sobrecarregados, melhor planejamento do tempo e gerenciamento de prazos, maior rastreabilidade dos projetos e também melhor rendimento das capacidades de cada pessoa.

Passo 4. Automatize os processos manuais

A automação de processos é uma grandiosa parceira na extinção do retrabalho e também no ganho de tempo da equipe. Visualize que teus funcionários perdem muito tempo preenchendo planilhas, coletando e cruzando dados ou quaisquer habitos manuais e mecânicas. Tal tipo de empenho repetitivo e de reduzido valor pode elevar as possibilidades de falhas humanas.

Porem eles são facilmente automatizáveis. Com isso, estas tarefas saem do escopo de seus funcionários e passam a ser realizados de forma automática, sem nenhum outro tipo de intervenção humana. Além de reduzir erros humanos e potencial retrabalho, a empresa ganha muito em rendimento.

Seus profissionais cessam de realizar atividades repetitivas e mecânicas e começam a se concentrar naquilo que efetivamente gera valor para a organização. O uso de sistemas para a execução de processos diários melhora a gestão interna, previne retrabalhos e assegura a conformidade no processo.

Passo 5. Estabeleça um dono para cada processo

É importante que alguém acompanhe a execução das tarefas e se certifique que estas sejam exercidas conforme foram definidas. Esta pessoa será responsável pelo desenvolvimento de cada tarefa. Também será o tema focal de tira-dúvidas da equipe. Dar a responsabilidade pelo importante funcionamento do processo a uma pessoa ajuda a tornar os processos mais eficazes.

Passo 6. Identifique e otimize processos incapazes

Uma boa gestão de processos prescinde de análise e aperfeiçoamento contínuas. Isso por que certas tecnologias estão em constante desenvolvimento, e necessidades aparecem a toda ocasião no mercado, para qualquer segmento. Visto que mesmo os “processos perfeitos” precisam passar por revisão regular, a fim de garantir o importante funcionamento desses e/ou proceder com desenvolvimentos e novidades.

Mapear, planejar, executar e registrar os processos é o primeiro passo no caminho de sua empresa localizar a máxima qualidade. Porém o trabalho não termina aí. Durante a execução dos processos, será possível verificar falhas e gargalos no mesmo, bem como métodos já ultrapassados que atrasam o andamento de trabalho e desempenho da equipe.

Conduzir e obter a otimização dos processos em qualquer organização tem que ser um hábito. Trabalhar de maneira bem planejada, evitando retrabalho, visualizando e excluindo desperdícios de tempo e dinheiro certamente farão com que os resultados sejam melhores e que sua empresa alcance mais sucesso. Diga não ao retrabalho: abra sua mente e as portas da sua empresa para uma gestão de processos eficiente.

 



Deixe uma resposta

Translate »